ברוב הפרויקטים בבניה ושיפוצים קיימים פיגורים לפעמים בולטים ולפעמים לא בלוח זמנים ובעלויות כספיות. הסיבה העיקרית לכך היא שבתחילת תכנון הפרויקט, היקף המידע שיש על הפרויקט הוא מצומצם יחסית, ולמרות מגבלה זאת בשלב זה מתקבלות החלטות החשובות ביותר. המידע הנחוץ כדי לעמוד בזמנים קיים, אך אינו מצוי במסמכים או במחשבים, אלא מאוחסן ברובו בראשיהם של אנשים שביצעו פרויקטים דומים.
כל אחד מתקדם בעבודה לפי תוכניותיו ובהתאם למשאבים שיש לו ולא מודע לכך שהוא מפספס דברים שעלולים בהמשך לעלות בזמן יקר ובהתאם בכסף. אין אדם אחד שמסוגל לראות בתנאים אלו את כל התמונה ואת כל לוחות הזמנים. לכן רוב הפרויקטים מתנהלים היום לפי ההפתעות בשטח, כלומר מעדכנים את תוכניות העבודה לאחר מעשה, ולא מתנהלים על-פי תוכנית עבודה אמיתית וריאלית שנקבע מראש.
הסיבות לפיגור בלוח זמנים
- קטעי עבודה מתוכננים חלקית בלבד – כאשר נכנסים לפרטים של כל חלקי העבודה, חלק מסוים שאינו עדכני או אינו מדויק יכול בעתיד לגרום לבעיה. במקרים אלו קיים חשש שיתעורר צורך בתכנון מחדש של כל המקטעים, דבר העלול לגרור לבזבוז זמן ולדחיות שונות בביצוע הפרויקט.
- אי-בהירות לגבי אחריות – לעיתים מתברר כי בעבודות מסוימות בפרויקט לא הוחלט מיהו האחראי לתכנון ולביצוע שלהם, למשל עבודות אשר התכנון שלהם נערך על ידי המזמין ולא על ידי צוות התכנון המשותף. בכל מקרה יש להגדיר באופן ברור את האחריות של כל אחד בצוות העבודה על חלקו בפרויקט.
- מאזן כוחות בין המזמין לקבלן – נושא נוסף חשוב מאוד ולא קשור באופן ישיר לפרויקט עצמו הוא יחסי הכוחות בין המזמין לקבלן. התחרות הקשה בשוק מאלצת קבלנים להיכנס, לעיתים בלית ברירה, לביצוע פרויקט במחירי תחרות בעייתיים וזאת לאחר שהמזמין מנסה לקבל מהקבלן את המחיר הנמוך ביותר שניתן. במקרה כזה פוטנציאל ההתלקחות של מחלוקות ושל סכסוכים הוא גבוה. אף קבלן אינו יכול להרשות לעצמו הפסד בפרויקט, ולעיתים נדמה שכוח המיקוח של המזמין החזק במקרה זה מכוח הקבלן והמחיר הנמוך שקיבל המזמין פועלים לטובת המזמין. אך לא כך הדבר, כאשר לקבלן יש בעיה אמיתית היא תצוץ ותעלה בכל מקרה. בגישה הרווחת היא תצוץ ברגע הכי לא מתאים עבור הצד האחר. בעיות הן רבות ומרובות ובמקרים מסוימים הקבלן לא יצליח להמשיך ובטח לא לסיים את העבודה, במקרים מסוימים הקבלן יתחיל להוריד באיכות עבודה ו/או החומרים לצורך הוזלת העלויות ובמקרים אף יותר חמורים הקבלן פשוט יעלם ולא תמצעו אותו יותר כלל. תזכרו שבכל בעיה אתם אלו שתצטרכו לסיים את העבודות וזה עלול להיות יקר יותר בסופו של דבר. הקבלן הישר, ורובם של הקבלנים הוא כזה, מעוניין לסיים את הפרויקט בהצלחה, ברווח הוגן, ולהיות מוזמן לקבל את הפרויקט הבא. לשם כך על הלקוח/המזמין להבין שאין להתפתות למחיר הנמוך ביותר והמתוק כל כך, הרי אין מתנות ועבודות בחינם. כמו כן, על המזמין לשלם את התשלומים שסוכמו עם הקבלן ללא "תרגילים" למיניהם היכולים לצבוע את כל מערכת היחסים בין הלקוח לקבלן בצבעי "מלחמה".
מסקנות וסיכום
כל הבעיות המוזכרות לעיל היו מתגלות בשלב מאוחר של הפרויקט, וגורמות המתנות ובזבוזי כספים רבים. טיפול ממוקד בכל הבעיות הללו מאפשר להימנע מפיגור בלוח הזמנים, במינימום משאבים ובמינימום חיכוכים בין כל הגופים המשתתפים בפרויקט. רק עבודה כצוות תצמיח פרויקט מוצלח שעומד בדרישות הלקוח, בעלות הדרושה, באיכות הדרושה ובזמן שנקבע.